事業規模や職種の違いに関わらず、仕事をするにあたって必要となるものの一つがオフィスです。立地条件が良く、コストも安く抑えられ、なおかつ快適な労働環境の整った快適なオフィスで仕事をすれば、生産効率が上がり、社業の発展にもつながることでしょう。
オフィス選びは企業の成長にとってそれだけ重要ですので、納得の行くまでしっかりとチェックしましょう。理想的なオフィスと出会うために、内覧時に留意すべきポイントを以下にご紹介します。これらのチェックリストを参考に、オフィス選びの一助としてください。
チェックポイント① アクセス
■最寄りの駅からのルートと所要時間を確認する
■駐車場の有無
■通勤時間帯に実際に自宅からオフィスまで通勤してみる
「通勤に便利だから」「取引先が近くにあるから」「そのエリアのイメージが良いから」…。オフィス選びの際、このような理由から立地やアクセスの良さを優先順位の一番に置く企業も少なくありません。
例えば、取引先との商談が頻繁な場合、アクセスの良いオフィスを選ぶと良いでしょう。顧客満足度のアップに繋がるからです。
その際に確認しておきたいのが移動手段です。取引先の担当者が公共交通機関を利用するなら、駅ビルあるいは駅近のビルが好まれます。
社用車を利用して来社する場合は、オフィス近くに駐車場があるかないかは大きなポイントになるので、あらかじめ駐車場の有無を確認しておくことをおすすめします。また自ら客先に出向くことが多い場合は、賃料の高い主要駅周辺のオフィスは外してコストを抑えるという考え方をすることもできます。
契約をする前に実践しておくと良いのが通勤のシミュレーションです。会社の始業時間に合わせて、自宅からオフィスまで実際に利用する交通手段を使って経路と所要時間を確認することをお勧めします。
電車の混雑具合などは、その時間帯に実際に利用してみないと分からないからです。毎日のことなので、通勤に過度なストレスを感じることなく、快適に通勤できるかどうか確かめておくことをお勧めします。
シミュレーションの際には、最寄り駅からオフィスまでのルートや所要時間を確認しておくことも重要です。実際に自分の足で歩いて体感すると、オフィス周辺の雰囲気も肌で感じ取ることができます。
チェックポイント② 周辺環境
■ビルにどんなテナントが入っているか
■騒音や振動の有無
内覧時はどうしてもオフィス内の環境が整っているかに注目しがちです。もちろんしっかりチェックしておくべきことですが、オフィス選びの際には、ビル周辺の環境にも注意を払いましょう。
例えば、物件の1階に飲食店が入居している場合、その店舗の営業時間中の様子を確認しておくことをお勧めします。その理由は、飲食店の調理臭がオフィスに流れ込む可能性があるからです。臭いは集中力の低下に繋がります。仕事の生産性を維持するためにも、オフィス周辺環境への注意が必要なのです。
確認が必要なテナントは飲食店に限りません。隣接するフロアにどんなテナントが入っているのか、確認しておきましょう。社会的に評判の良くない企業や、不適切な店舗が入っていることもあるからです。
特に来客が想定される場合、周辺環境は重要になります。そうした企業が入っているがために、落ち度もないのに会社の信用や評判を損ねてしまうのはもったいない話です。また、空室が目立つ場合は、物件自体に何か問題がある可能性も考えられます。
物件が幹線道路沿いに面しており、朝夕の交通量が増える時間帯に騒音や振動が激しくなるということは、決して少なくないケースです。仕事の効率を損ねないためにも、オフィス周辺の騒音や振動の状況など、オフィス周辺の環境はチェックしておきましょう。
チェックポイント③ 電波状況
■スマートフォンなどの通信機器が使えるか実際に確かめる
■音声通話とデータ通信の両方を確認
■キャリアによって繋がりにくさがないか
今やビジネスに欠かせないスマートフォンですが、オフィスの環境によっては電波の状況が良くないことも考えられます。周りの地形や建物による影響だけでなく、オフィスが入るフロアの高さや建物自体の構造によっても電波が影響を受ける場合があります。
特定のスペースで電波状況が悪いことも考えられるので、内覧時にスマートフォンやタブレット端末などの通信機器が、ストレスなく利用できるかを実際に確認することが大切です。
また、音声通話とインターネットなどのデータ通信では通信方式が異なるため、それぞれの電波状況を確認するとも忘れないようにしましょう。携帯電話のキャリアごとに電波状況も異なるため、業務用に携帯電話を同一のキャリアで契約している場合などは特に注意しましょう。
チェックポイント④ エレベーター
■台数や室内の広さは十分か
■ピーク時の混雑具合
■安全基準を満たしているか
意外と見落としがちなポイントの一つに挙げられるのがエレベーターです。特に出勤時やお昼休みなど利用者が集中する時間帯において、エレベーターの数や室内の広さは大きな影響を及ぼすことがあります。
朝の通勤時間帯やお昼休みなど、入居者が多く利用する時間帯に「エレベーターがなかなか来なくてイライラした」「せっかくエレベーターが来ても乗車している人が多く、１本先送りをした」といった経験をするかもしれないからです。
エレベーターの速さや、人の出入りが頻繁なフロアが隣接しているかによっても待ち時間が大きく影響されるため、階層の多いビルでは特に注意が必要です。エレベーターの数や室内の広さについては、前述の通勤シミュレーションと同様に、朝の通勤時間帯やお昼休みの時間といったピークの時間の稼働状況も忘れずにチェックすることをおすすめします。
また、ビルの高さが31mを超える場合、非常用エレベーターの設置が法的に義務づけられています。これは消防はしご車の到達する高さが31mまでであり、これ以上の高層部分では通常の消火活動が困難となるためです。
エレベーターの確認をする際は、快適さだけではなく、安全面での基準を満たしているかどうかも内覧時にチェックすると良いでしょう。
今回は特に重要な4つのチェックポイントを紹介しましたが、まだまだ考慮すべきポイントは多岐にわたります。例えば、以下のような要素も検討すると良いでしょう。
・床荷重：金庫などの重い備品や設備を置けるかどうか
・天井の高さ：天井が低いと圧迫感を感じることで、仕事が手につきにくくなることも
・入口：企業のイメージに合ったデザインや雰囲気かどうか
これらのポイントも考慮して、理想のオフィス環境を手に入れてください。
