手軽に入居できるサービスオフィスは、一般的なオフィスに比べて、オフィス選びの新たな選択肢として注目を集め、利用する企業も右肩上がりで増えています。ユーザーの満足度も高く、「月々のランニングコストが抑えられるので助かっている」「ネット環境や備品が整っているため、入居初日から仕事がスムーズに始められた」といった声が多く寄せられています。
しかし、こうしたサービスオフィスも内覧時にチェックしておくと、入居後の満足度が一層高まるポイントが存在することをご存じでしょうか。
サービスオフィスの入居者は、一般企業だけでなくスタートアップ、個人事業主、弁護士・税理士など、多様な方々がいます。その利用方法も入居企業ごとに異なるため、チェックすべきポイントももちろん異なります。今回は、多くの企業が入居後に気づいたポイントをご紹介しましょう。
サービスオフィス選びに迷わないために、必読の内容です。ぜひ、内覧や比較検討の際の参考としてご活用ください。
快適なオフィス空間を選ぶポイント：
空調環境は、しっかりと確認しておきましょう
サービスオフィスを利用する際、入居前に気を付けるべき要素として、家賃・アクセス・オフィスの環境が挙げられます。家賃をできるだけ抑えつつも、利便性や使い勝手の良さも求められます。
価格や立地に加えて、以下のポイントを入居前にチェックしておくと、オフィスでの作業が快適に行え、満足度も向上します。特に内見時に注目してみましょう。
まず重要なのが、空調設備です。仕事を効率的に行うためには、快適な室温が欠かせません。そして、時間外の空調利用にかかる費用を確認することも大切です。一部のサービスオフィスでは、時間外の空調利用には追加料金が発生することがありますので、確認が必要です。
さらに、オフィス内の場所によって空調の効果に違いがあることも覚えておきましょう。サービスオフィスは一つのフロアを細分化して個室を提供していますが、個室ごとに専用の空調があるわけではありません。多くの場合、ワンフロア全体を涼しく保つための空調システムが使われています。そのため、機械の設置場所によって室内の温度に違いが出ることがあります。
近くに空調設備がある部屋では、冷房が効き過ぎて長袖が必要なこともあります。一方で、遠い部屋では効果が薄いこともあります。仕事の生産性にも影響を与えるため、どの部屋でも快適に作業できるかどうかを確認しておくことが重要です。入居前にしっかりとチェックしておきましょう。
受付サービスの重要性：
不在時の郵便物の取り扱いはオフィスによって異なるのでご注意を
サービスオフィスは、単に作業場所を提供するだけでなく、様々な業務に関するサービスを無料（または有料のオプションとして）で提供しています。その中でも特筆すべきは受付（レセプション）サービスです。例えば、クロスオフィスでは、平日の9時から18時まで入居者共通の受付スタッフが常駐し、来客対応や郵便物等の受け取りなどを行います。
スタートアップや個人事業主などの少人数チームにとっては、留守にすることが多い中で非常に重要なサービスです。しかし、受付（レセプション）サービスにそれぞれのサービスオフィスによって異なる対応があることを念頭に置いておくべきです。
特に、サービスオフィスごとに取扱が異なるのが郵便物等の取り扱いです。例えば、受け取った郵便物や宅配物を保管して、個室に届けてくれるサービスを提供されているところもあれば、入居者専用のポストや宅配ロッカーを完備しているサービスオフィスも存在します。また、受け取ったことや不在受取不可の連絡をメールなどで通知するサービスを提供しているサービスオフィスもあります。
少人数で不在になるケースが多い利用者の注意点として、サービスオフィスの受付では、書留等の本人受取確認が必要な郵便物の受取ができない場合があります。その場合、未達郵便物を集配郵便局に受取に行くこともあろうかと思いますが、契約しているサービスオフィスから集配郵便局へのアクセスの状況を確認しておくとよいでしょう。
各サービスオフィスが提供するレセプションサービスの範囲を事前に確認することがおすすめです。
効率的に仕事に集中 遮音性やや水回りのチェックを忘れずに。
効率的な仕事に集中するためのポイント：壁と水回りのチェック
オフィス選びにおいて、壁と水回りのチェックも大切な要素です。オフィス内装に目が行きがちですが、実はこれらも仕事効率に影響を及ぼす重要ポイントです。以下では、具体的なポイントを確認してみましょう。
まず、壁のチェック。重要なのは遮音性です。サービスオフィスでは隣接する会社との間に薄い壁があることが多く、隣の声が漏れてしまうと集中が難しくなることも。また、声が外部に漏れると機密事項のリスクも考えられます。遮音性を確かめる方法は簡単です。壁を軽く叩いて音を聞いてみましょう。反響が大きい場合や高い音がする場合、壁が薄い可能性があります。音の反響が少ないか、音が遮断されるかを確認しましょう。
水回りも重要です。トイレと給湯室の配置や清掃状況を確認しましょう。トイレまでの導線がスムーズかどうかは重要です。トイレが遠くて利用が面倒だと、仕事中の中断が増えてしまうかもしれません。また、清掃状況も要チェック。定期的な清掃が行き届いているかどうかは、オフィスのサービス品質を示す指標です。快適な環境で仕事をするためには、清潔なトイレ環境は欠かせません。
さらに、給湯室の有無も重要です。給湯室がない場合、水を汲む場所が限られてしまい、不便を感じるかもしれません。事前に給湯設備を確認しておくことで、入居後のストレスを軽減できます。
快適なオフィス環境を築くためには、壁の遮音性と水回りの状態をしっかりと確認することが大切です。オフィス内での作業効率や快適さに直結する要素ですので、見逃さないようにしましょう。仕事に集中するためには、環境の整備も欠かせません。
ビジネスに不可欠！インターネット利用環境の確認は怠らずに。
現代のビジネスにおいて、メールのやりとりやリモート会議など、インターネットは絶対に必要です。ほぼ全てのサービスオフィスがWi-Fiを提供していますが、その接続環境に注意が必要です。インターネット回線速度が遅かったり不安定な回線の場合には、リモート会議がスムーズに行えないトラブルであったり、必要なときにメールが送受信できなかったり障害発生する可能性があるからです。
専用のインターネット回線を個別に設置すれば、速度や安定性の問題は解決できますが、全てのサービスオフィスで、自社専用のインターネット回線を敷設できる環境ではありません。有線LANが個室に引き込まれているサービスオフィスもありますが、共用のネットワークであることが多く、共用の無線LANしか提供していない場所もあります。従って、インターネットを頻繁に使用する企業は、オフィスのネット環境を確認することが大切です。
さらに、特に個人情報などのセキュアな情報を扱う企業にとっては、安全な通信環境が重要です。事業内容や扱う情報内容によりセキュリティを重視する企業は、自社専用のインターネット回線の敷設などの可否を確認することも大切です。このような点にも留意しながらサービスオフィスを選ぶことが良いでしょう。円滑な業務遂行のために、確実なインターネット接続環境が整っていることが重要です。
入居後の使い方をイメージして、詳細なチェックを行いましょう。
資料作成などの際、コピー機やプリンターは仕事に不可欠なツールです。サービスオフィスでは、共用の大型複合機が利用可能で、入居者は必要な時にオンデマンドで利用できます。
特に多くの印刷物を必要とする場合、自社スペースに専用のプリンターを持ち込む方が、費用対効果を考えて望ましいと感じる企業も多いようです。
電子機器の持ち込みに関しても、サービスオフィスによる対応は様々です。許可を得る場所もあれば、消費電力によって規制される場所もあります。一部のオフィスでは、電子機器の持ち込みが制限されていることもあるため、確認が重要です。
プリンター以外にも、冷蔵庫や電子レンジなどの電化製品の持ち込み希望が多いです。ただし、飲食に関しては、利用規約にて可能なエリアに制約があるオフィスもあるため、その点も注意が必要です。
これまでに述べたチェックポイントに加えて、業種や業務内容によって異なる確認事項もあるかもしれません。内覧時には、実際にオフィスでの業務をイメージしながら、細かなチェックを行うことで、後悔することなくスムーズな入居を実現できます。サービスオフィスは効率的な業務遂行の場であり、高品質な仕事を達成するための拠点です。入居前に不安要素を解消し、生産性の高い環境を整えましょう。
