オフィス移転は新オフィス探しから旧オフィス解約までやることが多く、何かとバタバタしてしまいますよね。
起業して日の浅いベンチャー企業の場合、初めてのオフィス移転で段取りが分からず、いろいろ戸惑って非効率になってしまうかと思います。
そこで今回は、オフィス移転を成功させるために、ベンチャー企業向けのオフィス移転ポイントを7つご紹介します。
オフィス探しから解約予告まで、ベンチャー企業のオフィス移転で外せないポイントをまとめましたので、オフィス移転の参考にしていただければと思います。
オフィス移転ポイントその1：不動産会社探し
不動産会社によって得意とする物件や業種は異なります。ベンチャー企業がオフィスを探す際には、ベンチャー企業のオフィス移転に強みを持つ不動産会社に依頼することをオススメします。そうした不動産会社は、ベンチャー企業がオフィスに求めることを理解してくれていますので、意思疎通もしやすく、効率よくオフィスを探すことができるでしょう。
不動産会社探しの方法としては、最初から一社に絞り込まず3社ほど不動産会社に相談し、紹介物件や対応が良い不動産会社を探しましょう。初めてのオフィス移転は何かとバタバタしますので、サポート面がどれだけ充実しているかを基準に選ぶとよいでしょう。
オフィス移転ポイントその2：会議ができる個室があるか
会議ができる個室やスペースがあるかどうかは必ず確認しておきたいポイントです。ベンチャー企業の場合、賃貸料を抑えるために小スペースのオフィスを選ぶことが多いですが、商談や人事関係の話をする際に個室がないと困ってしまいます。いつでも会議や相談事ができるように、個室があるオフィスを選ぶ方がいいでしょう。
予算の都合で個室のあるオフィスを借りる余裕がない場合は、個室を作れるパーテーションを設置するという方法もあります。パーテーションなら間取りに合わせて設置・移動させられるので、小スペースのオフィスでも個室を作りやすいです。
オフィス移転ポイントその3：トイレは男女別であるか
オフィスの内見時に、トイレは男女別々になっているかどうかをチェックしておきましょう。トイレがひとつしかなく男女共同である場合、お互い気を遣ってしまいます。男女別々の方がお互いトイレを利用しやすいですし、とくに女性社員にとっては男女別の方が喜ばれます。
内見時はトイレ環境を男性視点だけで判断せず、女性視点でも見ることが大事です。女性社員に同行してもらい、使用しやすそうなトイレであるか確認を取りましょう。
オフィス移転ポイントその4：オフィスの広さ
オフィスの広さは一番悩むところだと思います。社員が増えても対応できるように広めのオフィスが良いのか、それとも賃貸料を抑えるために今の社員数に合わせる方がよいのか悩みますよね。とくにベンチャー企業の場合は、事業拡大や業績の成長に伴って人員補強をする可能性があります。将来の事業計画をふまえてオフィスの広さを選ぶことが大事です。
NOPA（社団法人ニューオフィス推進協議会）が公表したオフィスが最低限満たすべき22項目を記した「ニューオフィスミニマム」によると、社員一人あたりの執務スペースは最小でも6㎡（1.815坪）必要としていますので、6㎡以上を目安として考えると良いかと思います。社員一人あたりの執務スペースを計算してみると、必要なオフィススペースの広さを検討しやすいです。
営業などで席を外す社員が多い企業の場合は、固定席を設けず空いている席で作業ができるフリーアドレス制を導入して賃貸面積を抑えるという手段もあります。
オフィス移転ポイントその5：中古オフィス家具
オフィス家具を追加で購入したり一新したりする場合、中古も視野に入れておくと予算を節約できます。新品にこだわりがないのでしたら、当たり前ですが中古の方が低コストで揃えられるからです。
オフィス家具を一新する場合は廃棄費用も必要なので、廃棄費用も予算に入れるのを忘れないようにしましょう。
オフィス移転ポイントその6：解約予告
オフィスを移転するには、現在借りているオフィスの貸主、または管理会社に解約予告をします。解約予告は6ヶ月前までに行うのが一般的です。急に解約を申し出ても、正式な解約日までの賃貸料を支払わなければならないケースもあります。
いつまでに移転をするのかを決め、計画的に実行しないと新しいオフィスの賃貸料と旧オフィスの賃貸料が重なって二重払いが発生してしまいます。契約書で解約予告の期間と途中解約の際に発生する違約金など契約条件を確認しておき、後々のトラブルを防ぐためにも不明な点は貸主や管理会社に聞いておく方が良いです。
また、移転のスケジュールを組むときは、原状回復の期間も忘れずに計画に入れておきましょう。
オフィス移転ポイントその7：サービスオフィス・レンタルオフィスを活用する
成長スピードの速いベンチャー企業にとってはサービスオフィス・レンタルオフィスがお薦めです。
サービスオフィス・レンタルオフィスは受付や会議室をシェアすることにより、最小限の賃貸面積で月額賃料を抑えられるというメリットがあります。また、受付や共有の会議室等が備えられていることが多いため、内装工事費用を抑えることができます。
せっかくだから「かっこいいオフィスにしたい！」と思いがちですが、ベンチャー企業の場合１年後、従業員の人数が倍になることも考えられるため、多額な内装工事費用が１年で無駄になってしまう場合があります。サービスオフィス・レンタルオフィスの場合、従業員の人数に合わせて拡張できる場合もあります。一般オフィスの賃貸に比べ低コストで好立地にオフィスを構えられることから、ベンチャー企業やスタートアップの起業やオフィス移転先として好評です。採用面でもオフィスの立地やグレードは重要なポイントになりますので、何を重視するのかが重要です。一般的な賃貸オフィスと並行してもうひとつの選択肢としてお考えいただければと思います。
