会社・事務所を移転するにあたり、効率よく移転をするための手順というものがあります。
ひとつひとつ手順を踏んで進めていくことで、事務所移転の失敗を回避することができます。
最低でも押さえておくべき、事務所移転で失敗しないための5つの手順を解説します。
手順その1：移転の理由を明確にする
事務所移転で最初に決めるべきは、移転の理由です。
どうして現在の事務所ではだめなのか、新しい事務所に移転する必要があるのかを明確にすることで、物件探しの優先順位も自ずと決まってきます。
【移転理由の例】
・事業拡大に伴って人員が増え、現在の事務所では手狭になってきたため、広い事務所へ移転する必要がある。
・現在の事務所の賃料が高めで経費を圧迫しているため、賃料を下げるために移転をする。
例に挙げた2つの理由では、それぞれ探す物件の基準が異なるため、新事務所に求める条件が違ってきます。
事務所を移転することにより、どんな問題を解決したいのかをまず最初に考えましょう。
手順その2：専任のプロジェクトチームを立ち上げる
優先順位を決めて物件探しをする前に、移転計画を立てます。
社内で移転を担当するプロジェクトチームを立ち上げると、効率良く動けます。
通常業務にかかる手が不足してしまいますが、移転に人員を割くことは避けられないので、それなら専任のプロジェクトチームを作った方が効率的です。
会社のトップの独断で判断すると問題を見落としてしまう可能性があるので、社員の意見も取り入れられるチームで動く方が良いでしょう。
手順その3：新事務所に求める条件の優先順位を決める
移転の理由が明確になり、プロジェクトチームを立ち上げたら、次は新事務所に求める条件の優先順位を決めます。
移転の理由によって優先順位がある程度決まりますので、移転によってクリアしたい問題から優先して挙げていき、できればあった方がいいけどなくてもそれほど困らない条件なら、もしそんな物件があればラッキーぐらいの気持ちで挙げておくと良いでしょう。
事務所探しにおいて優先順位を決めることはとても大事で、最低でも満たしているべき条件をクリアした物件でないと事務所移転をする意味が薄れてしまいます。
最初は挙げた条件を全て盛り込んで探し、見つからなければ優先順位の低い条件から外していくと、現状で見つかる一番いい条件の物件が見つかります。
手順その4：移転スケジュールを立てる
物件を探しつつ、移転スケジュールを立てておきます。
まず現在の事務所の契約内容を確認し、解約予告について確認します。
6ヶ月前に退去の通知をするのが一般的ですが、契約内容は物件によって異なるので移転計画を進める前に必ず確認しておきましょう。
現在の事務所の契約内容を加味し、いつごろ事務所を移転するのかを決めます。
すぐ条件に合致する物件が見つかるとは限らないので、大まかなスケジュールを決めつつ、条件に合う物件が見つかったらオーナーに退去する旨を書面にて連絡します。
手順その5：オフィス家具やOA機器の購入・廃棄
新事務所が決まったら、オフィス家具やOA機器を新しく購入する必要があるかを調べます。
現在使っている設備をそのまま流用できるなら良いですが、事務所が広くなると追加で購入することが必要となったり、事務所を縮小して設備が入りきらない時は廃棄のことを考えなければなりません。
新規購入はもちろん、廃棄にも費用がかかるので廃棄にかかるコストについても予算に入れておきましょう。
